Gratulerer, dere skal gifte dere! Dere har kanskje allerede sent ut invitasjonene i god tid før bryllupet, og satt en romslig frist for når gjestene må gi beskjed om de kommer eller ikke. Ved bestilling av mat, drikke og eventuelt transport er det nødvendig å vite hvor mange som vil være til stede, det samme gjelder produksjon eller bestilling av menyer, bordkort, program og andre trykksaker.
Dessverre opplever mange at flere av gjestene ikke gir beskjed innen fristen, hva gjør man da? Antar man at de som ikke svarer, heller ikke kommer? Gjør man dette kan man risikere at det dukker opp bryllupsgjester man ikke har ordnet plass til, de har kanskje trodd at de har gitt beskjed, eller tenkt at det er selvsagt at de kommer når de ikke har takket nei.
Øk sannsynligheten for å få svar
Det aller beste er selvfølgelig om dere får svar fra gjestene innen fristen dere har satt. For å øke sannsynligheten for at gjestene skal svare, gjør det så enkelt og ukomplisert som mulig. Foreslå gjerne også flere måter gjestene kan svare på, slik at de kan velge den som passer best. Noen alternativer:
- Svarkort vedlagt invitasjonen.
- Skjema på hjemmesiden for bryllupet om dere har dette. Dere kan bruke en innebygd skjemafunksjon i nettsideløsningen dere har valgt, eller bruke Google forms. Google forms kan skreddersys etter deres behov – kanskje ønsker dere å inkludere et felt hvor gjester kan notere ned eventuelle allergier eller liknende. Bruker dere WordPress til å lage hjemmesiden med, finnes det til og med egne RSVP (svar utbedes) tillegg eller plugins! Eksempler er RSVP Plugin og RSVPmaker.
- E-postadresse gjestene kan svare til.
- Telefon: Om dere skal ha et lite bryllup går det kanskje helt fint å få svar på telefon, men er det mange inviterte gjester kan det bli litt mye kjør på telefonen når de mottar innbydelsene sine. Vurder derfor om dere skal ha med telefon som et alternativ for å melde fra om de kommer eller ikke.
Husk å ha en samlet oversikt over hvem som kommer, og vær nøye med å holde den oppdatert slik at ingen blir glemt.
Send en påminnelse
Dersom svarfristen har passert kan det være greit å sende ut en påminnelse. Med lange svarfrister og mye som skjer i hverdagen, er det fort gjort at noen bare rett og slett har glemt å svare. Påminnelsen kan gjerne være mer uformell enn selve invitasjonen, og kan sendes for eksempel som tekstmelding, e-post eller dere kan rett og slett ringe og spørre om de kommer. Det finnes også apper for å gjøre dette enklere – som Invitd som lar deg sende ut invitasjoner eller påminnelser, som gjestene enkelt kan svare på. Påminnelsen kan dere gjerne sende ut omtrent en uke etter at fristen har gått ut, og den kan for eksempel se slik ut:
“Hei! I forbindelse med invitasjonen til vårt bryllup den x.x.xx, skulle vi gjerne hatt tilbakemelding på om dere kommer slik at vi får bestilt riktig antall kuverter. Vi håper dere vil dele dagen med oss!”
Lykke til med planleggingen!
